Produktvilkår for Done HRM

Done HRM leveres av Done.ai Norway AS, org.nr. 915 006 620 («Done»). For Done HRM skal alle henvisninger til «Licensor» i Done.ais Customer License Agreement («CLA») forstås som Done.ai Norway AS. Kunden er «Licensee» etter CLA.

Avtalen om Done HRM består av dokumentene nedenfor. Dokumentene skal så langt som mulig tolkes i sammenheng. Ved motstrid gjelder følgende:

Done.ais generelle databehandleravtale og den generelle underleverandørlisten gjelder ikke for behandling av personopplysninger i Done HRM. For Done HRM gjelder bare databehandleravtalen og underleverandørlisten som er uttrykkelig angitt for Done HRM.

Done HRM er et nettbasert personalsystem levert som abonnementstjeneste (SaaS) på hr.done.ai. Tjenesten kan blant annet omfatte ansattregister, fravær og ferie, timeføring, dokumenter og dokumentmaler, synlighetsstyring, e-signering, onboarding og offboarding, medarbeidersamtaler og mål, utstyr, håndbøker, nyheter, undersøkelser og rapporter.

Done kan videreutvikle tjenesten og foreta rimelige endringer i funksjonalitet, brukerflate og teknisk løsning. Vesentlige reduksjoner i avtalt kjernefunksjonalitet varsles minst 30 dager før de trer i kraft. Dersom en slik endring vesentlig reduserer den tjenesten kunden har kjøpt, kan kunden si opp den berørte tjenesten med virkning fra endringstidspunktet.

• Kunden utpeker minst én administrator og er ansvarlig for å opprette, endre og fjerne brukertilganger.
• Innlogging skjer via Done ID. Innlogging er personlig og skal ikke deles.
• Kjedeadministrator kan gis tilgang til datterselskaper eller andre selskaper som kunden lovlig administrerer, og kan dele håndbøker og dokumentmaler med dem. Kunden er ansvarlig for at slik tilgang har rettslig og organisatorisk grunnlag.
• Kunden bestemmer roller og synlighet for dokumenter og undersøkelser og skal jevnlig kontrollere at tilganger fortsatt er nødvendige.
• Kunden skal varsle Done uten ugrunnet opphold ved mistanke om uautorisert bruk eller feil i tilgangsstyringen.

• Kunden beholder alle rettigheter til data som kunden eller kundens brukere registrerer i Done HRM. Done får bare den begrensede bruksretten som er nødvendig for å levere, sikre, drifte og supportere tjenesten etter kundens dokumenterte instrukser og databehandleravtalen.
• Kunden er behandlingsansvarlig for personalopplysningene i Done HRM og er ansvarlig for at registrering, tilgang, lagring og bruk har rettslig grunnlag og er nødvendig. Kunden skal gi ansatte den informasjonen personvernregelverket krever.
• Kunden kan eksportere tilgjengelige data gjennom tjenestens eksportfunksjoner. Eksport av særlig beskyttede datasett, herunder lønnsopplysninger, er begrenset til administrator og loggføres.

• Kunden og brukerne skal bruke tjenesten i samsvar med lov, disse vilkårene og kundens interne fullmakter.
• Kunden skal ikke registrere flere personopplysninger enn det som er nødvendig for personalforvaltningen.
• Dersom funksjoner som åpne undersøkelser, rapporter, logger eller dokumentasjon brukes som kontrolltiltak, individuell overvåking eller prestasjonsoppfølging, er kunden ansvarlig for å vurdere og oppfylle arbeidsmiljøloven kapittel 9, herunder saklig behov, forholdsmessighet, drøfting og informasjon der reglene kommer til anvendelse. At den ansatte ser at en undersøkelse er åpen er nødvendig åpenhet, men ikke i seg selv et rettslig grunnlag.
• Kunden skal ikke forsøke å få tilgang til andre kunders data, omgå tilgangskontroll eller utføre sikkerhetstesting uten skriftlig avtale med Done.
• Dokumentmaler og øvrig juridisk innhold som kunden oppretter eller laster opp er kundens ansvar. Done utfører teknisk sammenstilling og flettefunksjoner, men kvalitetssikrer ikke kundens avtaletekst og vurderer ikke om dokumentet oppfyller lovens innholdskrav, for eksempel arbeidsmiljøloven § 14-6.

Pris, faktureringsperiode, bindingstid, fornyelse, oppsigelse og prisjustering følger av bestillingen og deretter CLA i den utstrekning bestillingen ikke regulerer spørsmålet. Bestillingen skal angi avtaleperiode, fornyelse, oppsigelsesfrist, pris og prisjustering tydelig.

Kundens data slettes ikke på grunn av betalingsmislighold før avtalen er opphørt og fristene i databehandleravtalen punkt 12 er ute.

Med mindre annet er avtalt i bestillingen, gjelder CLAens tjenestenivå for standardtjenester. Planlagt vedlikehold søkes lagt utenom ordinær norsk arbeidstid og varsles når det er praktisk mulig. Feil meldes via tjenestens tilbakemeldingsfunksjon eller sas@done.ai.

Done gjennomfører sikkerhetskopiering og gjenoppretting som beskrevet i databehandleravtalens sikkerhetsvedlegg. Eksportfunksjonene er ikke en erstatning for Dones avtalte sikkerhetskopiering, men kunden kan eksportere egne data for egne arkiv- og beredskapsbehov.

Done gjennomfører de tekniske og organisatoriske tiltakene i databehandleravtalen. Kunden er ansvarlig for egne brukere, enheter, rolletildelinger og instrukser. Gjeldende personvernerklæring og underleverandøroversikt er tilgjengelige fra tjenesten.

Ansvar og ansvarsbegrensning følger CLA, med de presiseringene som følger av databehandleravtalen. Ingen kontraktsmessig ansvarsbegrensning begrenser ansvar i den utstrekning slikt ansvar ikke lovlig kan begrenses. Begrensningen gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet.

Som ansatt, leder, administrator eller annen bruker benytter du Done HRM på vegne av virksomheten som har gitt deg tilgang. Du er ikke part i kundens kommersielle avtale med Done.

• Hold innloggingen personlig og sikker, og logg ut på delte enheter.
• Registrer bare opplysninger du har rett til å registrere og som er relevante for arbeidsforholdet eller oppgaven.
• Respekter tilgangsbegrensninger og kollegers personvern. Opplysninger du får tilgang til gjennom rollen din skal bare brukes til autoriserte arbeidsformål.
• Åpne og anonyme undersøkelser er tydelig merket før svar avgis.
• Rettigheter etter personvernregelverket utøves overfor arbeidsgiveren som behandlingsansvarlig. Tjenesten tilbyr selvbetjening som gjør dette enklere.

Done kan oppdatere disse produktvilkårene for å reflektere lovendringer, sikkerhetskrav, tekniske endringer eller endringer i tjenesten. Vesentlige endringer varsles kundens administrator minst 30 dager før de trer i kraft. Endringer som vesentlig forverrer kundens avtalte kommersielle rettigheter krever uttrykkelig aksept, med mindre endringen er nødvendig for å oppfylle bindende lov eller myndighetskrav.

Endringer i databehandleravtalen følger reglene i den avtalen. Endringer i CLA får bare virkning for Done HRM innenfor den avtalte rangordningen og kan ikke sette til side uttrykkelige HRM-avvik.

Lovvalg og verneting følger CLA. For kunder med hovedkontor i Norge er avtalen underlagt norsk rett med Oslo tingrett som avtalt verneting, med mindre ufravikelig lov bestemmer annet.